元旦快到了，快到春節(jié)了，隨著時(shí)間的推移，企業(yè)的年會(huì)又來襲擊，怎么辦?這涉及年會(huì)上的四個(gè)基本要素：預(yù)算，時(shí)間，與酒店的關(guān)系，計(jì)劃。
企業(yè)年會(huì)不僅是公司對于一個(gè)工作事項(xiàng)的回望，更重要的是作為
一個(gè)加強(qiáng)員工相互了解，增加企業(yè)凝聚力的重要途徑，一個(gè)成功的企業(yè)年會(huì)不僅僅要展示業(yè)績，更要投入人文關(guān)懷因素，因此公務(wù)在企業(yè)年會(huì)中所占的分量是極少的，而更多的內(nèi)容是通過豐富多彩的活動(dòng)、豐厚的獎(jiǎng)品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗(yàn)。接下來我們就來談?wù)勂髽I(yè)年會(huì)策劃的幾個(gè)重要因素。
年會(huì)策劃要素一：節(jié)省預(yù)算
花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解?這就要了解酒店的定價(jià)體系，一般而言，酒店的價(jià)格從高到低會(huì)分為：門市價(jià)、前臺(tái)折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、旅游團(tuán)價(jià)五個(gè)檔次。這就是為什么有的客戶抱怨直接向酒店訂會(huì)議場地和客房反而比通過會(huì)務(wù)公司報(bào)價(jià)高的原因。隔行如隔山，其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。
年會(huì)策劃要素二：節(jié)省時(shí)間
簡化操作流程。專業(yè)的會(huì)展代理對酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照您的年會(huì)組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點(diǎn)給您。如果您選的會(huì)務(wù)代理公司經(jīng)驗(yàn)豐富，他們應(yīng)該可以很快報(bào)出初步的預(yù)算供您參考。
年會(huì)策劃要素三：更好的協(xié)調(diào)酒店關(guān)系
以保障會(huì)議的順利進(jìn)行。年會(huì)的組織實(shí)施是個(gè)繁瑣的服務(wù)過程，它是一個(gè)需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會(huì)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會(huì)務(wù)酒店良好合作關(guān)系是非常重要的。
年會(huì)策劃要素四：確定方案環(huán)節(jié)
要將活動(dòng)的核心議題合理地安排到會(huì)議議程當(dāng)中。主會(huì)場、舞臺(tái)及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會(huì)后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)須留意的地方。接下來就是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了。要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高成功率、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個(gè)方面：
01 邀請的貴賓及確認(rèn)其成行;
02 舞臺(tái)設(shè)計(jì)、場地搭建、燈光音響布置的完成;
03 支書工作、會(huì)議資料的準(zhǔn)備
04 房間分配表;
05 用餐(餐標(biāo)、菜單、主桌、臺(tái)卡);
06 交通安排;
07 各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式;
08 支付各項(xiàng)定金的時(shí)間表;
09 表演者的邀請及確認(rèn);
10 禮品、胸花、指示牌、胸卡;
11 會(huì)務(wù)照片及錄像資料的制作和贈(zèng)送。
在檢查準(zhǔn)備工作時(shí)，年度目的、主要人物、核心議題等相關(guān)活動(dòng)的豐富和突出程度將成為關(guān)鍵。在客戶年例會(huì)議上，如果被贊助公司奪走了人氣，則得不償失了。在結(jié)算過程中，關(guān)鍵是事先指定專家在酒店各消費(fèi)場所賒賬簽字，這才是活動(dòng)進(jìn)行過程。自助餐人數(shù)、乘車時(shí)間及距離、洗衣及長途電話費(fèi)用、網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用、飲料、酒吧費(fèi)用、迷你酒吧費(fèi)用、喝茶費(fèi)用等。
